1. Faire semblant : se tenir droit, relever la tête, sourire et regarder les gens dans les yeux. Feindre l’assurance va permettre de se sentir plus confiant.
2. Soigner son apparence : si on se trouve à son avantage, on se sent tout de suite plus confiant. Il faut se faire beau, et pourquoi pas faire du sport ou perdre du poids pour se sentir mieux dans son corps et retrouver confiance.
3. Écouter de la musique entraînante : la musique entraînante remonte le moral et dope la confiance en soi. Avant un rendez-vous, une présentation ou tout autre événement où il faut paraître sûr de soi, quelques chansons bien choisies parmi ses préférées permettront de se gonfler à bloc.
4. Éviter de se comparer aux autres : se comparer aux autres est très néfaste pour la confiance en soi car on peut toujours trouver quelqu’un de meilleur que soi dans un domaine. Il faut essayer de s’accepter comme on est.
5. Stopper ses pensées négatives : les pensées négatives érodent petit à petit la confiance en soi. Ce n’est pas en se traitant de nul à tout bout de champ que l’on pourra être confiant. Il faut essayer de stopper ces pensées négatives et s’entraîner à penser de façon positive et à s’encourager plutôt que de se descendre.
6. Se préparer : le manque de confiance en soi peut venir d’un manque de préparation. En se préparant le plus possible pour ce que l’on redoute, on peut donc augmenter sa confiance en soi.
7. Se former : il peut être bon également de se former dans des domaines particuliers. On peut par exemple se demander ce qu’on envie aux autres ou observer à quel moment les pensées négatives apparaissent pour trouver ces domaines et se former en conséquence.
8. Se concentrer sur ses succès : il faut se concentrer sur ses réussites même si les échecs peuvent être riches en apprentissage. On peut par exemple tenir un petit carnet de toutes ses réussites, petites ou grandes. Ainsi, quand on perd confiance, on peut l’ouvrir et se replonger à l’intérieur pour regonfler sa confiance.
9. Atteindre de petits objectifs : on peut se donner de petits objectifs facilement atteignables, sur lesquels on procrastine depuis longtemps, pour se sentir soulagé et plus sûr de soi en les atteignant.
10. Se récompenser : à chaque petit succès ou victoire sur soi-même, il faut se donner une petite récompense et ne pas oublier de se féliciter, de se regarder dans la glace et se dire quelque chose comme “je suis fier de toi”.

Pour en savoir plus et peut-être l’acheter, consultez la page du produit sur le site du fabricant.

Quel est le principe ?

Le principe clé de GTD est une maîtrise en 5 étapes du flux des tâches à faire :

• Collecte : l’étape de la collecte consiste à rassembler dans un panier d’arrivée toutes les tâches à faire ou déjà entamées afin de les incorporer dans le système. Le mieux est d’avoir un nombre réduit d’endroits de collecte et de les vider régulièrement. De même il faut vider sa tête régulièrement afin d’être libéré des tâches qui polluent nos pensées.
• Traitement : le traitement de tout ce qui a été collecté s’effectue grâce à un diagramme. En se posant les bonnes questions, le système s’organise et sépare ce qui nécessite une action de notre part ou non.
• Organisation : une fois le traitement effectué, les tâches se regroupent en plusieurs catégories comme “projets”, “prochaines actions” ou “un jour/peut-être”. c’est aussi à cette étape que le calendrier est mis à jour.
• Passage en revue : Le passage en revue est une étape importante de la méthode, souvent négligée par les débutants. Le passage en revue hebdomadaire permet de faire le point sur la semaine passée, programmer la semaine à venir et surveiller ses objectifs.
• Passage à l’action : Une fois le système prêt, il ne reste plus qu’à passer à l’action. Il y a pour cela 3 indicateurs pour déterminer quel est le meilleur moment pour faire chaque chose.

Ça m’intéresse ! Comment je fais maintenant ?

Passons maintenant aux choses sérieuses et regardons comment appliquer la méthode GTD. Ceci n’est qu’une version allégée mais vous pouvez déjà vous en inspirer avant d’acheter le livre.

Temps, espace et outils

Première chose avant de bien commencer : il faut du temps, de l’espace et des outils. David Allen recommande ainsi de bloquer 6 heures pour mettre en place le système car la collecte prend beaucoup de temps. Il faut dégager de l’espace pour mettre le panier d’arrivée dans lequel ce qui est collecté arrivera. Enfin les outils sont très simples et correspondent souvent à ce qui se trouve déjà sur notre bureau : un calendrier, des dossiers, une agrafeuse, des trombones, un stylo et surtout du papier !

Collecter

Il y a deux formes de collecte : la collecte physique et la collecte mentale. Pour la collecte physique, il faut regarder dans le bureau, les placards , regrouper tout ce qui traîne, ce qui entraîne une action (un objet à réparer ou des cartes de visites à recopier dans le répertoire).
Pour la collecte mentale, il faut essayer de noter sur des feuilles, séparées de préférence, toutes les tâches qui nous viennent en tête et les mettre dans le panier d’arrivée. Avertissement : cette phase de la collecte peut prendre du temps et les idées risquent de se présenter dans le désordre.

Traiter

A ce stade le panier doit être rempli et la tête vide. Les “trucs” collectés vont maintenant être traités grâce à un diagramme. Le tout est de prendre chaque papier un par un dans le panier d’arrivée et de décider ce qu’il faut en faire.

Voici le diagramme en question (la partie bleue correspond à l’étape “traiter” et la partie orange à l’étape “organiser”) :

On prend une chose du panier, on se demande ce que c’est et s’il y a une action à faire. S’il n’y a pas d’action, 3 choix s’offrent à nous : la jeter, la mettre sur la liste “un jour / peut-être” ou la classer pour référence.
S’il y a une action, il faut se demander quelle est la toute prochaine action. Si c’est un projet à plusieurs étapes, il faut la mettre sur la liste “projets” et sur la liste qui concerne ce projet.
Après avoir trouvé la toute prochaine action, il faut se demander si ça prendra plus de 2 minutes. Si l’action prend moins de 2 minutes, il faut la faire tout de suite. Si elle prend plus de 2 minute, il faut soit la déléguer et l’écrire dans la liste d’attente, soit la différer en l’écrivant sur la liste des prochaines actions ou dans le calendrier si c’est à une date précise.

Organiser

Les catégories de base de l’organisation dans la méthode GTD sont : la liste de projets, le calendrier, la liste des prochaines actions, la liste d’attente et la liste “un jour / peut-être”. Ce qui va dans le calendrier sont les tâches qui ont une date et une heure précises. On notera un rendez-vous par exemple mais pas les tâches qu’on espère faire ce jour-là.
Les listes de tâches sont organisées par contexte ce qui permet de regrouper les tâches de même nature ou qui s’exécutent au même endroit pour les effectuer plus vite. Quelques exemples de contextes : “Achats”, “Appels”, “Sur l’ordinateur”, “Dans le jardin”…

Passer en revue

Au jour le jour, il est conseillé de regarder d’abord le calendrier puis la liste des prochaines actions pour déterminer ce qu’il y a à faire. Pour la revue hebdomadaire, il faut regarder tous les papiers volants et les notes qui ont été prises pendant la semaine, le calendrier passé, le calendrier à venir, vider sa tête, revoir ses projets, mettre à jour et relire les prochaines actions, la liste d’attente et la liste un jour/peut-être.
Il est préférable de bloquer du temps le vendredi soir ou le dimanche soir pendant deux heures par exemple pour effectuer le passage en revue hebdomadaire au calme.

Faire

La méthode GTD contient 3 indicateurs pour déterminer l’importance des tâches et définir les priorités :

• Les 4 critères pour choisir le bon moment : contexte, temps disponible, énergie disponible, priorité
• Le modèle en 3 parties pour évaluer le travail quotidien : faire du travail prédéfini, faire le travail quand il apparaît, définir son travail
• Le modèle en 6 niveaux pour passer en revue son propre travail : actions courantes, projets courants, zone de responsabilité, objectifs d’ici 1 ou 2 ans, vision de 3 à 5 ans, et la vie

Ainsi, selon moi, la méthode GTD est une méthode très complète mais aussi très contraignante à mettre en place et surtout à maintenir. J’ai puisé dans cette méthode seulement ce qui me semblait adapté à mon cas. GTD recèle beaucoup de bonnes idées, c’est une très bonne base pour forger son propre système.

Si cette méthode vous intéresse, je vous conseille d’acheter le livre qui devrait prochainement être publié en français. Je pense qu’il faut avoir le livre sous la main et bien le lire (et le relire !) pour mettre en place de manière efficace ce système, le garder à jour et rester motivé.

• Planifier ses repas
• Éviter d’acheter des plats cuisinés
• Comparer les prix au kilo
• Payer les courses en espèces
• Acheter dans les hard-discount
• Choisir les produits premiers prix ou les marques des magasins
• Acheter les fruits et légumes au marché
• Apporter son repas au travail
• Manger au restaurant moins souvent
• Faire un budget et s’y tenir
• Définir à l’avance la somme à économiser tous les mois
• Emprunter des livres à la bibliothèque ou en acheter d’occasion

Chaque dimanche soir, j’imprime cette fiche et je prépare ma semaine :

1. Je remplis le calendrier avec les activités et les rendez-vous qui ont lieu à une date et une heure précises
2. Je note les 3 grandes tâches que j’aimerais accomplir la semaine à venir
3. Je note les 3 tâches les plus importantes à effectuer le lundi et les quelques tâches prévisibles pour les autres jours

Puis, chaque matin, je relis les objectifs de la semaine et les 3 tâches du jour. Enfin, chaque soir, je définis les 3 tâches du lendemain.

Aperçu de la fiche :

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Ayant découvert mon intérêt pour la gestion du temps et l’efficacité en 2007, prendre des résolutions était une évidence. Le 31 décembre j’ai donc fait une liste de tout ce que j’aimerais améliorer et j’ai eu envie de tout commencer d’un coup. Je me suis vite rendu compte de mon erreur car le 2 janvier j’étais déjà découragée.

J’ai lu récemment l’idée de donner plutôt un grand thème à l’année : “Cette année sera l’année de/du…”. Je pense que c’est un bon compromis si on ne veut pas prendre de résolutions.

J’ai donc repris ma liste, sélectionné un thème important pour cette année et deux objectifs qui s’y rapportent sur lesquels je travaille actuellement. Toutes les autres résolutions restent sur ma liste mais passeront au premier plan, selon leur importance et leur urgence, quand j’aurais réalisé mes deux premiers objectifs.

C’est bien de vouloir améliorer sa vie mais tout changer en une seule fois au début de l’année n’est pas réaliste. Ainsi le plus raisonnable est de définir des objectifs tout au long de l’année plutôt que de prendre un lot de résolutions à la légère une fois par an.

Quelques articles intéressants sur le même sujet :

• How to Make a New Year’s Resolution That You’ll Actually Follow Through With
• 7 Reasons Not to Set a New Years Resolution in 2008
• Don’t Make Resolutions — Set Goals for 2008
• 7 Essential Tips to Make 2008 Your Best Year Ever

1. Ne pas perdre de vue pourquoi nous sommes là : il est important de toujours se rappeler pourquoi et pour qui nous travaillons. Pour cela, je conseille de faire une liste de toutes les raisons qui nous font travailler et d’avoir à portée du regard des photos de ceux qui nous sont chers.
2. Se faire des amis : se faire des amis au travail permet d’y aller l’esprit plus léger. Une petite conversation informelle en arrivant, une pause déjeuner ponctuée de rires… autant de choses qui nous détendent et qui rendent le travail moins pénible.
3. Avoir des rituels pour se détendre : avoir des rituels tout au long de la journée permet de rester plus serein, ce sont des repères qui nous permettent de nous détendre car ils deviennent familier.
4. Prendre tout ce que nous pouvons : prendre toutes les expériences que ce travail peut nous apporter, les rencontres également…
5. Ne pas avoir seulement le travail dans la journée : avoir d’autres activités en dehors du travail permet de ne pas assimiler une journée à une journée de travail. En effet si la journée de travail s’est mal passée, ce sera une mauvaise journée. En revanche, en ayant d’autres activités, nous pouvons toujours améliorer le reste de la journée en sortant avec des amis, en faisant du sport ou en pratiquant un hobby par exemple.
6. Envisager de changer de travail : l’idée que nous avons la possibilité de changer de travail peut permettre également d’apprécier son travail actuel. Nous avons tout à y gagner, que nous restons ou que nous partons. Certes, c’est une décision difficile à prendre mais l’envisager permet d’être moins dépendant de son travail et moins stressé.

Si, malgré tout cela, l’idée d’aller travailler est insupportable, c’est qu’il est temps de changer. Et c’est ce que j’ai décidé de faire.

Je les ai découverts dans la méthode ZTD de Leo Babauta et je les ai tout de suite adoptés. En effet, ils comblent un manque de la méthode Getting Things Done.

Cependant, même en adoptant seulement ces deux concepts sans utiliser d’autres méthodes, on peut faire de gros progrès dans sa productivité.

Les MIT (Most Important Tasks)

Les MIT correspondent à une liste de tâches journalière, comportant généralement entre 3 et 5 tâches, que l’on définit la veille ou le matin.

Contrairement aux listes journalières habituelles, celle-ci doit comprendre uniquement les tâches les plus importantes de la journée. Certes 3 tâches par jour ne paraissent pas insurmontables, mais elles doivent être absolument réalisées même si des imprévus surgissent.

Ainsi on avance au minimum de 3 tâches par jour, ce qui peut faire une grande différence au final. Les MIT sont idéalement des tâches qui participent à la réalisation d’un Big Rock.

Si on applique la méthode GTD, les MIT peuvent s’apparenter à des next actions.

Les Big Rocks

Les Big Rocks suivent le même principe que les MIT mais à l’échelle de la semaine.

Le dimanche soir ou le lundi matin, on choisit 3 à 5 projets que l’on aimerait avoir menés à bien d’ici la fin de la semaine et on met tout en œuvre pour y arriver.

Si on applique la méthode GTD, les Big Rocks peuvent être des projects.

Un exemple pour mieux comprendre

Dans mes Big Rocks pour la semaine, imaginons que j’ai un projet “envoyer un colis pour l’anniversaire de Leo”.

Dans mes MIT de la semaine il pourra alors y avoir :

• MIT lundi : acheter un colissimo à la Poste
• MIT mardi : acheter de quoi remplir le colis et une carte
• MIT jeudi : écrire la carte, fermer le colis
• MIT vendredi : écrire l’adresse, apporter le colis à la Poste

Et voilà ! En effectuant chaque jour une partie du projet, le colis est parti en temps et en heure et il arrivera le bon jour.

Pour aller à l’essentiel, je dirais que, même si je suis sur la bonne voie, je n’ai pas encore atteint mon objectif.

Il y a plusieurs raisons qui peuvent expliquer cela. Tout d’abord durant le mois de septembre, j’ai changé de situation en reprenant le travail. Il est difficile de prendre une habitude quand le quotidien lui-même change du tout au tout. Maintenant que j’ai des horaires fixes, je peux former une routine en organisant mes journées de la même façon et espérer avoir plus de facilité à atteindre mon objectif.

Ensuite se pose le problème des week-ends. Est-ce que je dois me lever à 5 heures aussi ? Ceux qui se lèvent tôt recommandent de conserver son heure de lever même en fin de semaine. J’ai beaucoup de mal à accepter l’idée de me lever aussi tôt alors que j’ai tout le reste de la journée pour faire ce que j’ai à faire. Cependant, j’ai eu l’occasion d’expérimenter la difficulté de se lever à 5 heures après s’être levé deux jours de suite à 9 heures. Je crois que, si je veux réussir, je vais devoir me lever tous les jours de la semaine à la même heure mais en m’autorisant à faire la sieste le week-end.

Par ailleurs, je manque de motivation. Je trouve toujours une bonne raison de me recoucher quand le réveil sonne. Je suis passée d’une période “à quoi cela me sert-il de me lever tôt, si j’ai toute la journée de libre” à “il vaut mieux que je me repose pour être en forme au travail”. Je dois rechercher de nouvelles idées pour me motiver.

Enfin, je ne surveille pas assez ma progression. J’ai utilisé un fichier dans mon ordinateur puis un graphique dans un cahier, mais au final je n’ai réussi à mettre à jour aucun des deux. Ils étaient trop contraignants et je n’ai pas pu suivre mes progrès, ce qui a entraîné un manque de motivation. Il me faut un nouveau système pour reporter mes résultats.

En conclusion, je suis repartie pour un mois d’expérimentation pour enfin atteindre l’objectif que je me suis fixé.

Voici ma recette pour gérer un tel changement :

• Établir des priorités : quand un changement se présente et qu’il diminue le temps disponible, il faut forcément décider de ce qui est important et de ce qui l’est moins. J’ai privilégié le repos et le respect de mon plan de menu mais mis de côté les mises à jour de ce blog par exemple.
• Conserver les rituels et les habitudes : quand on a des rituels qui nous facilitent la vie ou des habitudes que l’on a mis un mois à prendre, il serait dommage de les perdre. Il faut donc essayer coûte que coûte de garder tout ce que l’on fait sur auto-pilote, même si la fatigue est là et que le temps manque. Quelques exemples : faire la vaisselle tout de suite après le repas, prendre un petit déjeuner…
• Faire le point le plus vite possible : à la première occasion, il est indispensable de :
  • collecter toutes les informations et tâches à faire que l’on a engrangé dans la période désorganisée
  • mettre à jour son système avec les éléments collectés
  • faire un planning type pour une semaine en tenant compte des changements