Améliorer sa vie

La méthode GTD est une méthode pour améliorer sa productivité tirée du livre Getting Things Done de David Allen. Cette méthode qui fait des émules s’articule autour de différents types de listes. Je vous propose d’en étudier d’abord le principe puis de voir comment la mettre en place.

Quel est le principe ?

Le principe clé de GTD est une maîtrise en 5 étapes du flux des tâches à faire :

• Collecte : l’étape de la collecte consiste à rassembler dans un panier d’arrivée toutes les tâches à faire ou déjà entamées afin de les incorporer dans le système. Le mieux est d’avoir un nombre réduit d’endroits de collecte et de les vider régulièrement. De même il faut vider sa tête régulièrement afin d’être libéré des tâches qui polluent nos pensées.
• Traitement : le traitement de tout ce qui a été collecté s’effectue grâce à un diagramme. En se posant les bonnes questions, le système s’organise et sépare ce qui nécessite une action de notre part ou non.
• Organisation : une fois le traitement effectué, les tâches se regroupent en plusieurs catégories comme “projets”, “prochaines actions” ou “un jour/peut-être”. c’est aussi à cette étape que le calendrier est mis à jour.
• Passage en revue : Le passage en revue est une étape importante de la méthode, souvent négligée par les débutants. Le passage en revue hebdomadaire permet de faire le point sur la semaine passée, programmer la semaine à venir et surveiller ses objectifs.
• Passage à l’action : Une fois le système prêt, il ne reste plus qu’à passer à l’action. Il y a pour cela 3 indicateurs pour déterminer quel est le meilleur moment pour faire chaque chose.

Ça m’intéresse ! Comment je fais maintenant ?

Passons maintenant aux choses sérieuses et regardons comment appliquer la méthode GTD. Ceci n’est qu’une version allégée mais vous pouvez déjà vous en inspirer avant d’acheter le livre.

Temps, espace et outils

Première chose avant de bien commencer : il faut du temps, de l’espace et des outils. David Allen recommande ainsi de bloquer 6 heures pour mettre en place le système car la collecte prend beaucoup de temps. Il faut dégager de l’espace pour mettre le panier d’arrivée dans lequel ce qui est collecté arrivera. Enfin les outils sont très simples et correspondent souvent à ce qui se trouve déjà sur notre bureau : un calendrier, des dossiers, une agrafeuse, des trombones, un stylo et surtout du papier !

Collecter

Il y a deux formes de collecte : la collecte physique et la collecte mentale. Pour la collecte physique, il faut regarder dans le bureau, les placards , regrouper tout ce qui traîne, ce qui entraîne une action (un objet à réparer ou des cartes de visites à recopier dans le répertoire).
Pour la collecte mentale, il faut essayer de noter sur des feuilles, séparées de préférence, toutes les tâches qui nous viennent en tête et les mettre dans le panier d’arrivée. Avertissement : cette phase de la collecte peut prendre du temps et les idées risquent de se présenter dans le désordre.

Traiter

A ce stade le panier doit être rempli et la tête vide. Les “trucs” collectés vont maintenant être traités grâce à un diagramme. Le tout est de prendre chaque papier un par un dans le panier d’arrivée et de décider ce qu’il faut en faire.

Voici le diagramme en question (la partie bleue correspond à l’étape “traiter” et la partie orange à l’étape “organiser”) :

On prend une chose du panier, on se demande ce que c’est et s’il y a une action à faire. S’il n’y a pas d’action, 3 choix s’offrent à nous : la jeter, la mettre sur la liste “un jour / peut-être” ou la classer pour référence.
S’il y a une action, il faut se demander quelle est la toute prochaine action. Si c’est un projet à plusieurs étapes, il faut la mettre sur la liste “projets” et sur la liste qui concerne ce projet.
Après avoir trouvé la toute prochaine action, il faut se demander si ça prendra plus de 2 minutes. Si l’action prend moins de 2 minutes, il faut la faire tout de suite. Si elle prend plus de 2 minute, il faut soit la déléguer et l’écrire dans la liste d’attente, soit la différer en l’écrivant sur la liste des prochaines actions ou dans le calendrier si c’est à une date précise.

Organiser

Les catégories de base de l’organisation dans la méthode GTD sont : la liste de projets, le calendrier, la liste des prochaines actions, la liste d’attente et la liste “un jour / peut-être”. Ce qui va dans le calendrier sont les tâches qui ont une date et une heure précises. On notera un rendez-vous par exemple mais pas les tâches qu’on espère faire ce jour-là.
Les listes de tâches sont organisées par contexte ce qui permet de regrouper les tâches de même nature ou qui s’exécutent au même endroit pour les effectuer plus vite. Quelques exemples de contextes : “Achats”, “Appels”, “Sur l’ordinateur”, “Dans le jardin”…

Passer en revue

Au jour le jour, il est conseillé de regarder d’abord le calendrier puis la liste des prochaines actions pour déterminer ce qu’il y a à faire. Pour la revue hebdomadaire, il faut regarder tous les papiers volants et les notes qui ont été prises pendant la semaine, le calendrier passé, le calendrier à venir, vider sa tête, revoir ses projets, mettre à jour et relire les prochaines actions, la liste d’attente et la liste un jour/peut-être.
Il est préférable de bloquer du temps le vendredi soir ou le dimanche soir pendant deux heures par exemple pour effectuer le passage en revue hebdomadaire au calme.

Faire

La méthode GTD contient 3 indicateurs pour déterminer l’importance des tâches et définir les priorités :

• Les 4 critères pour choisir le bon moment : contexte, temps disponible, énergie disponible, priorité
• Le modèle en 3 parties pour évaluer le travail quotidien : faire du travail prédéfini, faire le travail quand il apparaît, définir son travail
• Le modèle en 6 niveaux pour passer en revue son propre travail : actions courantes, projets courants, zone de responsabilité, objectifs d’ici 1 ou 2 ans, vision de 3 à 5 ans, et la vie

Ainsi, selon moi, la méthode GTD est une méthode très complète mais aussi très contraignante à mettre en place et surtout à maintenir. J’ai puisé dans cette méthode seulement ce qui me semblait adapté à mon cas. GTD recèle beaucoup de bonnes idées, c’est une très bonne base pour forger son propre système.

Si cette méthode vous intéresse, je vous conseille d’acheter le livre qui devrait prochainement être publié en français. Je pense qu’il faut avoir le livre sous la main et bien le lire (et le relire !) pour mettre en place de manière efficace ce système, le garder à jour et rester motivé.

On peut s’organiser efficacement sans implémenter un système complexe. Voici une fiche que j’ai créée et que j’utilise pour organiser ma semaine. Elle met en pratique les notions de Most Important Tasks et de Big Rocks.

Chaque dimanche soir, j’imprime cette fiche et je prépare ma semaine :

1. Je remplis le calendrier avec les activités et les rendez-vous qui ont lieu à une date et une heure précises
2. Je note les 3 grandes tâches que j’aimerais accomplir la semaine à venir
3. Je note les 3 tâches les plus importantes à effectuer le lundi et les quelques tâches prévisibles pour les autres jours

Puis, chaque matin, je relis les objectifs de la semaine et les 3 tâches du jour. Enfin, chaque soir, je définis les 3 tâches du lendemain.

Aperçu de la fiche :

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S’il y a deux concepts qui ont considérablement amélioré ma productivité, ce sont bien les MIT et les Big Rocks.

Je les ai découverts dans la méthode ZTD de Leo Babauta et je les ai tout de suite adoptés. En effet, ils comblent un manque de la méthode Getting Things Done.

Cependant, même en adoptant seulement ces deux concepts sans utiliser d’autres méthodes, on peut faire de gros progrès dans sa productivité.

Les MIT (Most Important Tasks)

Les MIT correspondent à une liste de tâches journalière, comportant généralement entre 3 et 5 tâches, que l’on définit la veille ou le matin.

Contrairement aux listes journalières habituelles, celle-ci doit comprendre uniquement les tâches les plus importantes de la journée. Certes 3 tâches par jour ne paraissent pas insurmontables, mais elles doivent être absolument réalisées même si des imprévus surgissent.

Ainsi on avance au minimum de 3 tâches par jour, ce qui peut faire une grande différence au final. Les MIT sont idéalement des tâches qui participent à la réalisation d’un Big Rock.

Si on applique la méthode GTD, les MIT peuvent s’apparenter à des next actions.

Les Big Rocks

Les Big Rocks suivent le même principe que les MIT mais à l’échelle de la semaine.

Le dimanche soir ou le lundi matin, on choisit 3 à 5 projets que l’on aimerait avoir menés à bien d’ici la fin de la semaine et on met tout en œuvre pour y arriver.

Si on applique la méthode GTD, les Big Rocks peuvent être des projects.

Un exemple pour mieux comprendre

Dans mes Big Rocks pour la semaine, imaginons que j’ai un projet “envoyer un colis pour l’anniversaire de Leo”.

Dans mes MIT de la semaine il pourra alors y avoir :

• MIT lundi : acheter un colissimo à la Poste
• MIT mardi : acheter de quoi remplir le colis et une carte
• MIT jeudi : écrire la carte, fermer le colis
• MIT vendredi : écrire l’adresse, apporter le colis à la Poste

Et voilà ! En effectuant chaque jour une partie du projet, le colis est parti en temps et en heure et il arrivera le bon jour.

Avoir des endroits qui correspondent à des actions ou a des comportements est une façon d’améliorer sa productivité. En effet, au bout de quelques temps, l’action et le lieu s’associent dans l’esprit et l’action vient plus vite et plus facilement dès qu’on arrive dans l’endroit. Par exemple :

• Un banc dans un parc pour la recherche d’idées
• Un bon fauteuil réservé à la relaxation
• Un bureau pour écrire

Tout est dans le titre. Quand on organise sa journée, il vaut mieux programmer la tâche la plus difficile en premier. Quelques avantages :

• On se sent plus léger pour le reste de la journée
• On est motivé pour exécuter d’autres tâches plus simples
• En cas d’imprévus, cette tâche aura au moins été effectuée